Actueel

Workshop AVG, intellectueel eigendom en het belang van contracten

Geschreven door Xander Gessel op 27 juni 2018.

In twee uur tijd werden de deelnemers aan de hand van nuttige praktijkvoorbeelden door advocaat Jeroen Sprangers bijgepraat over de AVG Wet, die op 25 mei jl. is ingegaan. De AVG Wet geldt voor de gehele Europese Unie en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens en Wet meldplicht datalekken. De AVG Wet zorgt onder meer voor: versterking en uitbreiding van privacy rechten, meer verantwoordelijkheden voor organisaties en dezelfde, stevige, bevoegdheden voor alle Europese privacy toezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen. Wat is het effect van deze wet op jou als ondernemer? Welke informatie vraag ik eigenlijk van mijn klanten of cliënten en mag ik dat ook opslaan? Met wie mag ik dit delen? Moet ik dit ook weer uit mijn systemen verwijderen?

Besef het
De effecten van deze wet zijn per branche verschillend. Waar het in het algemeen om gaat is: awareness (besef / bewust zijn). Besef welke gegevens van je klant je nodig hebt. Besef of je als tussenportaal, marketingbureau of aanbieder van software aansprakelijk bent. Besef dat je klant het niet prettig vindt wanneer je onnodig persoonlijke informatie in je CRM systeem vastlegt. En besef welke risico’s je daarmee loopt. Met “common sense” kom je al een eind.

In de praktijk
De theorie is één, maar hoe gaat dit in de praktijk? Jeroen vertelde hier meer over aan de hand van het volgende stappenplan:
Stap 1: Privacyverklaring: informeer je klanten.
Stap 2: Privacy-protocol intern: Informeer je personeel en handhaaf het protocol.
Stap 3: Verwerkersovereenkomst (zie ook hieronder): Afspraken met derde partijen
Stap 4: Register: Privacy-administratie
Stap 5: DPO (Data Protection Officer): Maak iemand binnen je organisatie verantwoordelijk

Nice 2 have ->Need 2 know
Gegevens kun je onderscheiden in drie soorten, namelijk: NAW, NAW+ en bijzondere / extra gegevens. Adresgegevens vallen onder de NAW en je hebt deze informatie nodig (need to know) om je klant te kunnen bezoeken. De favoriete sportclub van je klant is kampioen geworden en je wilt hier de volgende keer over verder praten? Wellicht ‘nice to know’, maar het is geen noodzaak. Besef je daarom: MOET ik deze informatie hebben of is het goed / nuttig om deze informatie te hebben? Dacht je voorheen bij het registreren van gegevens en informatie: “nice to have”? Denk dan vanaf nu: “need to know”. En leg vervolgens alleen die informatie vast die je nodig hebt. Hoelang mag je deze informatie vervolgens bewaren? Dit verschilt per proces. Wil je hier meer over weten? Klik dan hier.

(Verwerkings)verantwoordelijke of verwerker
Een (verwerkings)verantwoordelijke is volgens de AVG degene die het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt. Dit betekent dat de verantwoordelijke bepaalt wáárom er persoonsgegevens worden verzameld en hoe dat vervolgens gebeurt. De verwerker is een externe partij en dus niet een werknemer van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker krijgt opdracht om voor het doel dat door de verwerkingsverantwoordelijke is bepaald persoonsgegevens te verwerken.

De AVG- regels dwingen organisaties om goed na te denken over hoe zij persoonsgegevens verwerken en beschermen. De AVG wet legt de verantwoordelijkheid bij organisaties om aan te tonen dat zij aan de regels voldoen. De verantwoordingsplicht houdt in dat je moet kunnen aantonen dat verwerkingen aan de regels van de AVG voldoen.

Organisaties moeten kunnen aantonen dat een verwerking aan de belangrijkste beginselen van een verwerking voldoet. Dit zijn:
– Rechtmatigheid;
– Transparantie;
– Doelbinding;
– Juistheid.

Wanneer je als organisatie voor de verwerking van persoonsgegevens een derde partij inschakelt (bijvoorbeeld salarisadministratiekantoor), moet je een verwerkersovereenkomst opstellen. De verwerkersovereenkomst is de overeenkomst tussen verantwoordelijke en verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan. In deze verwerkersovereenkomst staat onder andere het doel en de aard van de verwerking en welke soort persoonsgegevens worden verwerkt.

Flinc kijkt terug op een geslaagde workshop in samenwerking met Rein Advocaten & Adviseurs. Naast deze workshop organiseert Flinc ook andere workshops. Houd onze website en onze socials in de gaten voor meer informatie en wellicht tot dan!

Wil je meer weten over de AVG? Kijk dan hier.

Wil je in contact komen met Jeroen Sprangers van Rein Advocaten? Klik dan hier.

Ben je ondernemer en wil je eens sparren over jouw product, dienstverlening of businessmodel, neem dan contact op met Flinc. Flinc is te bereiken via (050) 521 44 44 & info@flinc.nl .
Flinc verbindt ondernemers met financiers!